Cómo
editar un boletín electrónico
(parte 2)
por Alain Jordá
Editor del boletín mensual "COMERCIO EN LA RED"
muestra@ajcomercio.com
y
Autor del celebrado Seminario "Del
business al E-business"
Es Diplomado en Dirección General
por EADA (Barcelona) e
Ingeniero Superior de Telecomunicación
por la UPC (Barcelona).
Contáctelo en ajorda@ajcomercio.com
o +34 629 629 869
Continuamos con el informe iniciado el mes pasado en el que ya tratamos los 7 primeros apartados entre los que incluíamos, los contenidos, el formato o la edición. A continuación completamos los 3 últimos temas: la Política para con los suscriptores, la gestión de la lista y la promoción del boletín. Si echáis en falta algún apartado, os invito a comunicármelo y, si dispongo de información sobre ello, os la puedo proporcionar en un próximo número. ¡Vamos allá!
8) POLÍTICA PARA CON LOS SUSCRIPTORES
Deberemos incluir toda la INFORMACIÓN DE CONTACTO posible. Dirección de correo-e del editor, dirección postal, teléfono,.... No debemos olvidar que la difusión va a ser internacional. Por lo tanto, habrá que incluir datos como el país y el número telefónico internacional completo.
Es importante dar garantías a los suscriptores de que su dirección no será cedida a nadie bajo ningún concepto. Es decir, que se respeta su privacidad.
POLÍTICA DE ALTAS. Mi posición en este aspecto es la de dar de alta exclusivamente a aquellas personas que lo han solicitado expresamente. Como ya he dicho, el boletín es, ante todo, una herramienta de captación y fidelización de clientes.
Luego, sólo queremos suscriptores que respondan al perfil de nuestro cliente objetivo y que, por tanto, estén interesados en los temas que tratamos.
Por otra parte, deberemos dar el máximo de facilidades a quien quiera darse de alta. Por ejemplo, para dar a alguien de alta lo mejor es no pedirle más que su dirección de correo-e. Ya nos dará otros datos más adelante cuando él quiera. Es decir, cuando ya confíe en nosotros. De momento, la dirección de correo-e es todo lo que nos hace falta para empezar a comunicar regularmente con él.
Respecto a la forma de iniciar la lista, hay quien decide arrancar con una lista en la que ha recopilado una serie de direcciones varias de correo-e a las que manda el primer boletín. Ofrece a esas personas la posibilidad de darse de baja. Yo prefiero empezar desde cero y tener en mi lista sólo personas que me han pedido expresamente su alta en la lista. Así ha ocurrido con todos vosotros, así crece mi lista día a día y, más importante, sólo así puedo estar seguro de que todos mis suscriptores sois clientes potenciales.
POLÍTICA DE BAJAS. Debe estar muy clara la manera de dejar de estar en la lista de difusión del boletín. No sólo eso, sino que conviene facilitar al máximo el proceso de solicitud de baja. Por ejemplo, si el proceso de alta se efectúa por correo-e, también la baja debe poder hacerse por la misma vía.
Además, al recibir una solicitud de baja, debemos proceder a retirar a esa persona de la lista de inmediato. No sólo por obligación legal (por lo menos en España y algunos otros países) sino porque si esa persona no está interesada , debemos evitar que pueda hablar mal de nosotros por el hecho de continuar mandándole el boletín contra su voluntad.
FACILITAR LAS ACTUALIZACIONES DE DIRECCIÓN. El cambio de dirección de correo-e de los suscriptores es un fenómeno más frecuente de lo que se puede pensar. Nos interesa también facilitar el procedimiento por el que una persona nos comunica la nueva dirección a la que desea que le mandemos las futuras ediciones del boletín. Con ello evitaremos perder suscriptores y, además mantendremos nuestra lista más limpia de direcciones inválidas.
9) GESTIÓN DE LA LISTA. La gestión de la lista es un aspecto que, al principio, puede parecer irrelevante. No obstante, cuando la lista empieza a rondar el millar de suscriptores, se torna en un problema acuciante.
Al alcanzar esas cifras, el trabajo de mantener la lista absorbe muchas horas de trabajo. Me refiero a la tarea de realizar las altas, las bajas, hacer los cambios de direcciones y, sobre todo "limpiar" la lista de direcciones duplicadas o que ya no son operativas y son una fuente de errores en nuestros envíos. Por lo tanto, en ese punto, se hace imprescindible la automatización de estas tareas. Sabiendo eso, no hace falta esperar a estar en apuros y os recomiendo disponer, desde el principio, de algún grado de automatización.
Para ello contamos con varias alternativas. Podemos empezar con las menos onerosas para ir luego invirtiendo más medios cuando necesitemos más servicio.
La primera sería la de construir la lista EN NUESTRO PROPIO PROGRAMA DE CORREO-E. En ese sentido, vale la pena utilizar un programa especializado como son Eudora o Pegasus. Este último, muy potente, es shareware. En este caso, esto significa que os podéis bajar gratuitamente el programa (http://www.pegasus.usa.com) y deberéis pagar únicamente si deseáis recibir el manual impreso. El programa incluye un completísimo manual on-line que hace innecesario en la mayoría de casos el manual impreso. Las ventajas son el precio (En el caso de escoger Eudora, el precio es muy reducido) y el hecho de que todo lo tenemos en casa.
Otra opción sería la utilización de un SERVIDOR PÚBLICO DE LISTAS. Son servidores que nos proporcionan la infraestructura de gestión de la lista. A veces de forma gratuita, a veces contra un pago mensual. Por ejemplo, disponemos, en español de los de la redIris.es o de E-listas.com. También hay PSI's que proporcionan este servicio como complemento del servicio de alojamiento.
Por último, existe otra opción que es la de adquirir un auténtico programa de gestión de marketing de correo-e. Estos programas son, básicamente Sistemas de Gestión de Base de Datos orientados a la gestión de nuestro correo-e "repetitivo". Es decir, gestionan nuestra lista de distribución pero son también capaces de actuar como contestadores programados, informar sobre productos y ofertas, hacer el seguimiento de los clientes, etc. Su objetivo es dejarnos únicamente aquellos mensajes de correo que, forzosamente, deben ser contestados personalmente. Yo utilizo POSTMASTER, un programa sin el que no tendría tiempo para nada más que para gestionar mis mensajes de correo-e y los contactos que recibo. Podéis probarlo gratuitamente durante tres semanas en la dirección http://www.post-master.net/rs/xjd/
10) PROMOCIÓN. Bien,
lo tenemos ya todo a punto. Sólo
nos falta que los suscriptores empiecen
a pedir el boletín. ¿Cómo
les informamos de que está
a su disposición? Los medios
son los mismos que tenemos para cualquier
otra acción promocional. Voy
a mencionar algunos de ellos brevemente.
NUESTRAS PÁGINAS WEB. La propuesta de suscripción gratuita debe tener su espacio en TODAS Y CADA UNA de las páginas de nuestra sede. De hecho, unos de los objetivos del web es capturar la dirección de correo-e de cada visitante. Nuestro boletín es la mejor herramienta para ello.
NOTAS
DE PRENSA. La salida de un nuevo
medio al mercado es una noticia de
relevancia. ¡Aprovechémoslo!
Preparemos una nota de prensa y mandémosla
a todos los medios on-line que podamos.
Muchos de ellos, si bien no la publicarán
íntegra, se harán eco
de la noticia. Por supuesto, en la
nota, deberá venir el enlace
(URL o dirección de correo-e)
para suscribirse.
INFORMAR A OTROS SITIOS DEL SECTOR. Seguro que nuestro sector cuenta con asociaciones profesionales, comunidades, clubes, centros de formación, webs de empresas, etc, a quienes interesa conocer la aparición de una nueva fuente de información y que pueden referenciarla en sus listas y directorios.
DIRECTORIOS DE LISTAS. Así como hay buscadores de sitios web, también hay algunos dedicados a las listas. En español, contamos, entre otros, con E-listas.com, inchi.com/buscalistas, rediris.es/list/buscon.es. Es imprescindible darse de alta en todos ellos..
PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN OTROS BOLETINES. Ésta es una fuente importantísima de nuevos contactos. Si generamos información de calidad, hay muchos boletines que estarán interesados en publicar algunos de nuestros artículos. Con ello llegamos a un montón de nuevos lectores. Si somos capaces de interesarlos, clicarán el enlace que les damos en la firma del artículo.
LA FIRMA DE CADA MENSAJE de correo-e que mandemos puede incluir un mini-anuncio del boletín.
He hecho un resumen de los medios que yo he utilizado. Sin embargo, en Internet, cualquier acción que hagáis, tiene un potencial promocional. Por lo tanto, os invito a aplicar esas tácticas y también todas las que podáis imaginar (intercambio de patrocinios, intercambio de boletines, etc.)
Con esto concluyo este informe sobre la edición de un boletín electrónico. Como siempre, serán bienvenidas vuestras aportaciones, comentarios y sugerencias.
Artículo agregado el 13 de mayo de 2001
